Các bước tổ chức một buổi hội thảo thành công

Hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức. Và để tổ chức một buổi hội thảo thành công, nhân sự cần nắm được những yếu tố then chốt cần thiết trước khi bắt tay vào hoạch định kế hoạch và sau đó xây dựng lộ trình cho sự kiện. Đồng thời, nắm được các bước tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp chắc chắn sẽ giúp cho quy trình tinh gọn, trôi chảy và dễ dàng kiểm soát. Nhờ đó sự kiện sẽ thuận lợi tổ chức suôn sẻ, thành công.

Có thể bạn quan tâm:
Các địa điểm tổ chức Hội thảo – Sự kiện cho công ty gần Hà Nội
Top 7+ trung tâm hội nghị - hội thảo uy tín nhất miền Bắc

Tại sao cần tổ chức hội thảo?

Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của những buổi hội thảo chính là bàn về một vấn đề thực tiễn nào đó, chia sẻ kiến thức ngành nghề, thăm dò ý kiến khách hàng,…

Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, phát triển mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo như thế nào?

Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:
- Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo
- Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo
- Số lượng khách tham dự
- Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
- Lên kịch bản quy trình tổ chức.

Tổ chức hội thảo

Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Xác định chủ đề của hội thảo

Xác định chủ đề của hội thảo là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo. Bạn cần nằm bắt được chính xác, cụ thể và rõ ràng chủ đề để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:
- Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
- Nội dung chủ chốt của buổi hội thảo
- Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo
- Danh sách khách mời gồm những ai
- Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
- Chương trình của hội thảo

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.

Tham khảo:
Top 10 khách sạn có phòng hội thảo tại Hà Nội
Top 7 kiểu sắp xếp không gian hội nghị – hội thảo phổ biến nhất

Kinh nghiệm tổ chức hội thảo

Chuẩn bị cho hội thảo

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:
- Tạo không gian sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
- Đảm bảo set up đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chứ hội thảo
- Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
- Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
- Treo banner, backdrop, standee thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
- Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giới thiệu và quảng bá sản phẩm
- Phát thư mời cho khách mời.

Tổ chức hội thảo

- Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
- Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện.

Kết thúc chương trình hội thảo

- Bế mạc chương trình
- Tặng quà lưu niệm
- Ghi biên bản hội thảo

Thông báo kết luận của hội thảo

- Xử lý thông tin hội thảo
- Bạn cần đánh giá nội dung buổi hội thảo
- Phản hồi cho các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo

Đánh giá kết quả hội thảo

Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.

Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.

Kinh nghiệm tổ chức hội thảo thành công

Để tổ chức một buổi hội thảo thành công và đạt được mục tiêu như kỳ vọng, ngoài các bước lên kế hoạch và tổ chức thì nhân sự cũng cần có những kinh nghiệm nhất định để xử lý và điều hành trong suốt quá trình trước – trong và sau khi hội thảo diễn ra.

Lên chủ đề cho hội thảo sáng tạo

Lên ý tưởng sáng tạo và phù hợp là yếu tố vô cùng quan trọng khi tổ chức hội nghị hội thảo. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải thể hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.

Tạo sự tin tưởng bằng cách mời các chuyên gia tham dự

Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho sự kiện. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.

Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn ý nhất nhé.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Không gian tổ chức hội thảo cũng là một việc cần chú ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian phải đáp ứng được quy mô hội thảo. Đồng thời người tổ chức cũng cần phải tìm hiểu rõ về những tiện ích đi kèm như sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh để có thể dự trù kinh phí và bổ sung những vật dụng cần thiết.

Thu thập thông tin khách mời tham dự

Mục đích chính của hội thảo chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc thu thập thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp hội thảo của bạn được thành công và nhiều người biết đến hơn. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu. Bạn cần xác định được thời gian truyền thông là khi nào? Thông thường các hoạt động truyền thông nên diễn ra khoảng 1 – 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Ngoài ra, sau khi hội thảo diễn ra, các hoạt động truyền thông như đăng báo, gửi lời cảm ơn khách mời,… cũng cần được xúc tiến đúng chuẩn mực để tạo hiệu quả về quảng bá thương hiệu.

Cuối năm là thời điểm nhiều doanh nghiệp cần tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị với những mục tiêu cho mùa lễ hội cuối năm cũng như hoạch định các lộ trình trong đầu năm tới. Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện và cần một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đừng quên liên hệ Elite Tour 024 3564 2888/ 0912 120 208 có ekip hỗ trợ nhiệt tình, đảm bảo hội thảo sẽ diễn ra suôn sẻ, thành công nhé!