Tour đoàn là gì? Vì sao chọn tổ chức tour đoàn tại Elite Tour?

Trong những năm gần đây, nhu cầu du lịch theo nhóm ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp, đại gia đình hay nhóm bạn thân muốn có một hành trình mang đậm dấu ấn riêng.

Giữa rất nhiều hình thức du lịch hiện nay, tour đoàn và tour ghép là hai lựa chọn được nhắc đến nhiều nhất. Mỗi loại hình đều có ưu điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu trải nghiệm và ngân sách khác nhau.

Vậy tour đoàn là gì? Tour ghép là gì? Và đâu là sự khác biệt nổi bật giữa hai hình thức này, cùng Elite Tour tìm hiểu ngay nhé.

1. Tour đoàn là gì? Sự khác biệt giữa tour đoàn và tour ghép

1.1 Tour đoàn là gì?

Tour đoàn (hay còn gọi là tour riêng) là hình thức du lịch được thiết kế dành riêng cho một tập thể nhất định như công ty, gia đình, nhóm bạn hoặc một tổ chức.

Điểm hấp dẫn nhất của tour đoàn nằm ở sự cá nhân hóa toàn bộ hành trình: Từ điểm đến, thời gian khởi hành, phương tiện di chuyển cho đến các hoạt động vui chơi, gala dinner hay team building đều có thể “đo ni đóng giày” theo đúng nhu cầu của đoàn.

1.2 Tour ghép đoàn là gì?

Nếu tour đoàn mang tính riêng tư và linh hoạt, thì tour ghép lại là lựa chọn phổ biến cho khách lẻ hoặc nhóm nhỏ muốn tối ưu ngân sách. Đây là hình thức công ty du lịch gom khách từ nhiều nguồn khác nhau để tạo thành một đoàn đủ số lượng khởi hành.

1.3 Sự khác biệt giữa tour khách đoàn và tour ghép

Lịch trình và trải nghiệm

Điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất giữa hai loại hình nằm ở mức độ linh hoạt của lịch trình. Với tour đoàn, bạn hoàn toàn có thể chủ động lựa chọn điểm đến, thời gian di chuyển, nhà hàng dùng bữa hay các hoạt động trải nghiệm phù hợp với sở thích của cả nhóm.

Mọi thứ đều được xây dựng để phục vụ đúng nhu cầu riêng.

Ngược lại, tour ghép thường đi theo một lịch trình cố định do công ty lữ hành lên sẵn. Mọi thành viên phải tuân thủ cùng một khung giờ chung, từ giờ xuất phát, giờ tham quan cho đến thời gian nghỉ ngơi, vì vậy khó có thể thay đổi theo ý muốn cá nhân.

Chi phí

Xét về chi phí ban đầu, tour ghép thường tạo cảm giác “mềm” hơn vì giá tour được chia đều trên số lượng khách lớn. Đây là lựa chọn phù hợp với người đi ít người hoặc khách du lịch tự do.

Trong khi đó, tour đoàn có thể có mức giá tổng cao hơn, nhưng khi chia bình quân cho nhóm đông người thì chi phí lại rất hợp lý, thậm chí trong nhiều trường hợp còn tối ưu hơn tour ghép nhờ chủ động kiểm soát dịch vụ.

Đặc biệt với các chuyến du lịch công ty hoặc đại gia đình, tour đoàn thường mang lại giá trị xứng đáng hơn so với số tiền bỏ ra.

Sự thoải mái và riêng tư

Một chuyến đi trọn vẹn không chỉ nằm ở điểm đến mà còn ở cảm giác thoải mái trong suốt hành trình. Tour đoàn ghi điểm nhờ không gian riêng tư tuyệt đối, không phải chờ đợi khách lạ, không phát sinh sự bất tiện trong sinh hoạt và dễ dàng thống nhất lịch trình giữa các thành viên.

Trong khi đó, tour ghép đôi khi sẽ xuất hiện những tình huống quen thuộc như chờ người này, đợi người kia, khiến thời gian trải nghiệm bị gián đoạn. Việc đi chung với nhiều người không quen biết cũng có thể tạo ra một số bất tiện nhỏ trong ăn uống, nghỉ ngơi hoặc di chuyển.

Trải nghiệm gắn kết

Với các doanh nghiệp, tour đoàn còn là dịp để tăng cường kết nối nội bộ, tổ chức gala, team building hay các hoạt động truyền cảm hứng cho tập thể.

Với gia đình và bạn bè, đây là cơ hội để cùng nhau lưu giữ những kỷ niệm mang dấu ấn riêng, không bị pha trộn với trải nghiệm của người khác.

Ngược lại, tour ghép thường thiên về trải nghiệm cá nhân nhiều hơn. Dù vẫn có thể gặp gỡ những người bạn đồng hành mới, nhưng yếu tố gắn kết sâu sắc cho một tập thể riêng sẽ không rõ nét bằng tour đoàn.

2. Vì sao nên lựa chọn hình thức tour đoàn?

Giữa rất nhiều lựa chọn du lịch hiện nay, tour đoàn luôn là hình thức được các công ty, gia đình lớn và nhóm bạn ưu tiên bởi khả năng mang đến một hành trình vừa riêng tư, vừa tối ưu trải nghiệm.

Không chỉ đơn thuần là một chuyến đi, tour đoàn còn là cơ hội để cả tập thể cùng tận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ theo cách trọn vẹn nhất. Dưới đây là những lý do khiến hình thức này ngày càng được yêu thích.

2.1 Lịch trình cá nhân hóa

Ưu điểm nổi bật nhất của tour đoàn chính là khả năng thiết kế lịch trình theo đúng mong muốn của nhóm. Thay vì phải đi theo khung giờ cố định như tour ghép, đoàn có thể chủ động lựa chọn điểm đến, số ngày lưu trú, thời gian khởi hành và các hoạt động phù hợp với nhu cầu thực tế.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể kết hợp nghỉ dưỡng cùng team building, gala dinner hoặc workshop nội bộ; gia đình có thể ưu tiên những điểm tham quan phù hợp với người lớn tuổi và trẻ nhỏ; nhóm bạn có thể thêm các trải nghiệm vui chơi, check-in hoặc khám phá ẩm thực địa phương.

Chính sự linh hoạt này giúp mỗi hành trình mang đậm dấu ấn riêng và tạo cảm giác “đây là chuyến đi dành cho chính mình”.

2.2 Dịch vụ trọn gói

Một trong những lý do khiến tour đoàn được lựa chọn nhiều là sự tiện lợi và chỉn chu trong khâu tổ chức. Từ phương tiện di chuyển, khách sạn, nhà hàng, vé tham quan cho đến hướng dẫn viên, MC gala hay các hoạt động sự kiện đều được đơn vị lữ hành chuẩn bị đồng bộ, giúp chuyến đi luôn liền mạch, chủ động và không bị lẫn với khách ngoài.

Nhờ đó, trưởng đoàn hoặc người phụ trách không cần mất quá nhiều thời gian lo từng chi tiết nhỏ. Mọi dịch vụ đều được lên kế hoạch bài bản, đảm bảo lịch trình diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa các phát sinh ngoài ý muốn.

Đây chính là yếu tố giúp tour đoàn trở thành lựa chọn lý tưởng cho những chuyến đi cần sự chỉnh chu và trải nghiệm cao cấp.

2.3 Gắn kết tinh thần đoàn du lịch

Không chỉ là hành trình khám phá điểm đến mới, tour đoàn còn mang ý nghĩa kết nối con người và xây dựng tinh thần tập thể.

Với doanh nghiệp, đây là dịp để các thành viên cùng tham gia team building, gala dinner, hoạt động vinh danh hoặc đơn giản là những khoảnh khắc đồng hành bên nhau ngoài môi trường công việc.

Đồng thời, có thể ghi lại những hình ảnh, video đẹp trong suốt hành trình để phục vụ cho tuyên truyền nội bộ hoặc quảng bá văn hoá doanh nghiệp.

Đối với gia đình và nhóm bạn, chuyến đi riêng giúp mọi người có thêm thời gian chia sẻ, trò chuyện và tạo nên những kỷ niệm chỉ thuộc về nhau. Chính những trải nghiệm chung này là chất xúc tác tuyệt vời để tăng sự thấu hiểu, gắn bó và lưu giữ cảm xúc lâu dài sau mỗi hành trình.

2.4 Tối ưu chi phí

Nhiều người cho rằng tour đoàn sẽ có giá cao hơn, nhưng trên thực tế đây lại là hình thức rất tối ưu chi phí khi đi đông người. Các khoản như xe riêng, phòng khách sạn, ăn uống, vé tham quan hay tổ chức sự kiện khi chia bình quân cho số lượng lớn thường sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với khách lẻ.

Bên cạnh đó, tour đoàn còn giúp kiểm soát ngân sách tốt hơn vì hầu hết chi phí đã được báo giá trọn gói ngay từ đầu, hạn chế phát sinh lẻ tẻ trong suốt chuyến đi.

Với các doanh nghiệp hoặc nhóm bạn, đây là phương án vừa hiệu quả về tài chính, vừa đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng đều cho cả đoàn.

3. Vì sao nên chọn tổ chức tour đoàn tại Elite Tour?

Giữa vô vàn đơn vị lữ hành và du lịch nổi bật trong ngành, Elite Tour chắc chắn là một lựa chọn hợp lý để các doanh nghiệp gửi gắm kế hoạch du lịch của mình.

Bởi không chỉ là đơn vị lữ hành uy tín có thâm niên 10 năm trong ngành du lịch, Elite Tour còn là đơn vị có mạng lưới đối tác khách sạn, nhà hàng, sự kiện và vận tải trải dài khắp trong nước và quốc tế, cùng đội ngũ hướng dẫn viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình trong khâu xây dựng các concept tour cá nhân hoá theo mong muốn và nhu cầu của từng đối tượng khách hàng.

3.1 Elite Tour có 10 năm kinh nghiệm trong ngành du lịch

Chính thức hoạt động từ năm 2016, cho đến nay, Elite Tour đã có 10 năm kinh nghiệm lữ hành trong ngành du lịch và có uy tín lớn trong mảng tổ chức tour đoàn.

Elite Tour từng hợp tác và tổ chức tour đoàn cho hàng trăm đối tác là các doanh nghiệp lớn nhỏ như Tập đoàn Novasky, Techcombank, Thăng Long P&T, Vina Color, Thiên Thảo, ĐH Quốc Gia HN, HQ Group, PTEC & LEADING, Systech, New Gen, Bright Software Solution, Belief Holdings, Mầm non Ánh sao, Sunway Logistics,…và các nhóm khách gia đình, bạn bè, trường học, tổ chức khác nhau.

3.2 Mạng lưới đối tác trực tiếp

Là một trong những đơn vị lữ hành chuyên về dịch vụ cao cấp, Elite Tour đã và đang ký kết hợp đồng chiến lược cùng các đối tác khách sạn, du thuyền, xe cộ và hàng không chất lượng trong nước như: Vinpearl, FLC, Flamingo, Wyndham Garden Sonasea Vân Đồn, Angsana Quan Lạn, Lasong Sầm Sơn, Anya Premier Quy Nhơn, Ambassador Cruise, Dolphin Cruise, Luna Cruise, Paradise Cruise, Grand Pioneer, Catherine, Vietnam Airlines, Vietjet Airs, Bamboo Airways, Sun Phu Quoc, Vietravel Airlines…

Bên cạnh đó, Elite Tour cũng đang là đối tác của các đơn vị land tour quốc tế bao gồm Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Âu – Mỹ - Úc, Trung Đông…và các đơn vị vận tải trong nước, nước ngoài khác nhau.

Cam kết mang đến những dịch vụ chất lượng cao với mức giá phù hợp nhất với túi tiền và nhu cầu của khách hàng.

3.3 Đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp

Elite Tour đang hợp tác và ký kết hợp đồng hợp tác lâu dài với đội ngũ hướng dẫn chuyên chuyên nghiệp được chọn lọc kỹ càng.

Những hướng dẫn viên tham gia mỗi một tour đoàn của Elite đều được lựa chọn dựa trên các tiêu chí: Giàu kinh nghiệm, thân thiện, nhiệt tình, có khả năng xử lý tình huống tốt, có kỹ năng chụp ảnh tốt, ngoại hình “ổn áp” và sức khoẻ tốt.

Và tuỳ thuộc vào yêu cầu hoặc chỉ định từ các khách hàng, Elite cũng sẽ đưa ra những gợi ý để khách hàng có những cân nhắc sao cho phù hợp không chỉ với văn hoá doanh nghiệp, mà còn sở thích về phong cách của từng đoàn (sôi nổi, nghiêm túc, trang trọng, hài hước…), đảm bảo các chuyến đi sẽ được lấp đầy bằng những trải nghiệm khó quên.

3.4 Thiết kế concept tour độc đáo

Elite Tour đã từng tổ chức tour đoàn cho rất nhiều đối tác khác nhau, từ nhóm khách gia đình, trường học, công ty, đến các tổ chức nhà nước. Mỗi một khách hàng đều có những sở thích, nhu cầu, mong muốn với concept khác nhau.

Có những đoàn yêu thích cảm giác năng động, vui tươi, bùng nổ năng lượng, lại có những đoàn đề cao không khí gần gũi, gắn kết nhẹ nhàng; có những doanh nghiệp dành chuyến đi để ghi lại thật nhiều hình ảnh và kỷ niệm đẹp, và cũng có những nhóm khách dành thời gian cho đoàn tự do vui chơi và thư giãn, chỉ cần nạp thật nhiều niềm vui và nghỉ ngơi thật tốt…

Mỗi một yêu cầu là một phong cách, muôn hình vạn trạng.

Cũng nhờ đó mà Elite Tour làm giàu thêm kinh nghiệm tổ chức và lên kế hoạch, thử thách với những concept khác nhau.

Từ đó mỗi lần gặp một request mới đều có thể dễ dàng bắt nhịp và phối hợp cùng khách hàng để lên kế hoạch, hoàn thiện lịch trình theo cách hoàn hảo nhất, sát với yêu cầu của khách hàng nhất.

👉👉👉Xem ngay hình ảnh khách hàng của Elite Tour tại: https://elitetour.com.vn/thu-vien-anh

4. Các loại hình tour đoàn thế mạnh tại Elite Tour

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm đoàn khách doanh nghiệp, gia đình và nhóm bạn, Elite Tour không chỉ mạnh ở khả năng tổ chức tour riêng theo yêu cầu mà còn nổi bật ở việc thiết kế hành trình đúng mục tiêu của từng đoàn khách.

Tùy theo tính chất chuyến đi, quy mô đoàn và mong muốn trải nghiệm, Elite Tour hiện tập trung thế mạnh vào hai loại hình tour đoàn nổi bật dưới đây.

4.1 Tour MICE

Khi nhắc đến các dòng tour đoàn thế mạnh của Elite Tour, tour MICE luôn là lựa chọn nổi bật nhất.

Trước hết, cần hiểu rằng MICE là viết tắt của Meeting - Incentive - Conference - Exhibition, dùng để chỉ loại hình du lịch kết hợp hội họp, khen thưởng, hội nghị và sự kiện/triển lãm.

Đây là một nhánh đặc thù của du lịch doanh nghiệp, thường được các công ty, tập đoàn, tổ chức hoặc hiệp hội lựa chọn cho những chuyến đi có quy mô từ vài chục đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người.

Như đã chia sẻ ở các phần trên, Elite Tour đã có cơ hội hợp tác với rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ để tổ chức tour đoàn. Trong đó, thế mạnh nổi bật nhất chính là các chương trình MICE kết hợp nghỉ dưỡng và hoạt động nội bộ.

Phần lớn các đoàn doanh nghiệp của Elite Tour thường lồng ghép yếu tố Incentive - chuyến đi mang tính tưởng thưởng, tái tạo năng lượng cho nhân sự, cùng Event, bao gồm team building, gala dinner, vinh danh, mini game, lễ trao giải hoặc các hoạt động truyền cảm hứng.

Ở một số chương trình, hành trình còn kết hợp thêm yếu tố Meeting như họp tổng kết, kickoff đầu năm, workshop nội bộ hoặc training sản phẩm. Chính sự kết hợp linh hoạt này giúp mỗi chuyến đi không chỉ là kỳ nghỉ, mà còn trở thành công cụ gia tăng tinh thần đội ngũ và truyền tải văn hóa doanh nghiệp.

Một số mô hình tour MICE được Elite Tour triển khai thường xuyên gồm:

- Du lịch nghỉ dưỡng kết hợp team building & gala dinner

- Du lịch nghỉ dưỡng kết hợp hội nghị / hội thảo

- Du lịch nghỉ dưỡng kết hợp gala dinner

- Du lịch nghỉ dưỡng kết hợp team building

Tất nhiên, Elite Tour vẫn tổ chức những đoàn doanh nghiệp chỉ tập trung vào nghỉ dưỡng đơn thuần, không lồng ghép thêm các yếu tố MICE. Tuy nhiên, với các đối tác công ty, mô hình kết hợp nghỉ dưỡng cùng hoạt động nội bộ vẫn luôn là thế mạnh tạo nên dấu ấn riêng của Elite Tour.

4.2 Tour đoàn gia đình / nhóm bạn

Bên cạnh các đoàn MICE doanh nghiệp, Elite Tour cũng có nhiều kinh nghiệm tổ chức tour đoàn riêng cho gia đình và nhóm bạn, nơi yếu tố thư giãn, riêng tư và trải nghiệm cảm xúc được ưu tiên hàng đầu.

Khác với các đoàn công ty, nhóm khách cá nhân thường có quy mô nhỏ hơn, dao động từ khoảng 10 người đến vài chục người. Dù nhu cầu tổ chức đơn giản hơn, Elite Tour vẫn luôn chú trọng xây dựng hành trình sao cho mọi thành viên có thể tận hưởng trọn vẹn cảm giác gắn kết, thoải mái và chủ động trong từng điểm dừng chân.

Với dòng khách này, các chương trình thường tập trung vào tham quan, nghỉ dưỡng, khám phá văn hóa và ẩm thực và tạo không gian để cả nhóm lưu giữ kỷ niệm riêng. Tinh thần gắn bó giữa các thành viên luôn là yếu tố được đặt lên hàng đầu, dù đó là chuyến sum họp đại gia đình hay hành trình “đi trốn” cùng hội bạn thân.

Một số dòng tour đoàn gia đình/ nhóm bạn là thế mạnh của Elite Tour có thể kể đến:

- Tour xuyên Việt

- Tour liên tuyến Đông – Tây Bắc

- Tour liên tuyến Hạ Long – Ninh Bình

- Các hành trình tour miền Tây

- Tuyến Tour Tây Nguyên

- Hành trình Huế - Đà Nẵng - Hội An

- Các tour khai xuân, chùa chiền đầu năm

Dù đây đều là những tuyến điểm có thể tham gia theo tour ghép, Elite Tour vẫn nhận thiết kế tour đoàn riêng theo nhu cầu cá nhân hóa, dành cho các nhóm khách muốn không gian riêng tư, chủ động thời gian và linh hoạt trải nghiệm theo sở thích của mình.

-----

Nhờ sự linh hoạt trong thiết kế chương trình và kinh nghiệm vận hành nhiều quy mô đoàn khác nhau, Elite Tour luôn mang đến những hành trình riêng biệt, đúng với tinh thần của từng nhóm khách: Từ doanh nghiệp cần MICE chuyên nghiệp đến gia đình, nhóm bạn tìm kiếm một chuyến đi nhiều cảm xúc.

5. Quy trình tổ chức tour đoàn chuyên nghiệp tại Elite Tour

Với mỗi request tổ chức tour đoàn, Elite Tour đều tuân thủ theo các bước sau để đáp ứng yêu cầu xây dựng tour chuyên nghiệp nhất:

Bước 1: Nhận request, khai thác chi tiết yêu cầu của khách hàng: Quy mô đoàn, địa điểm, mức chi phí dự kiến, phương tiện và điểm lưu trú (3, 4, 5 sao hay cao cấp hơn), trải nghiệm bố sung (có gala dinner/team building hay không)…

Bước 2: Lên lịch trình tour với các phương án phù hợp với yêu cầu của khách & gửi lại để khách hàng kiểm tra và xét duyệt

Bước 3: Ghi nhận các phản hồi và yêu cầu điều chỉnh của khách hàng (giờ giấc, khách sạn, loại xe, hướng dẫn viên, menu ăn uống,…), sau đó điều chỉnh lại sao cho hợp lý, gửi lại khách hàng rà soát và chốt phương án.

Lưu ý: Bước này có thể lặp lại nhiều lần hoặc không có tuỳ thuộc vào tính chất và yêu cầu từng đoàn

Bước 4: Khách hàng chốt phương án. Elite Tour tiến hành làm hợp đồng và yêu cầu gửi thông tin doanh nghiệp để hoàn thiện hợp đồng và điền thông tin xuất hoá đơn. Đồng thời trao đổi về điều khoản và thời gian thanh toán.

Bước 5: Gửi hợp đồng (bản mềm) để khách hàng xem xét và rà soát điều khoản. Nếu khách hàng có yêu cầu điều chỉnh thì sẽ note lại các mục cần điều chỉnh và bàn bạc cùng nhau để thống nhất và đưa ra bản final. Còn nếu đã thấy hợp đồng ổn thì có thể xúc tiến tiếp bước sau.

Bước 6: Ký kết và đóng dấu hợp đồng. Khách hàng thanh toán theo hợp đồng và đại lý triển khai dịch vụ (đặt vé máy bay/xe, khách sạn, nhà hàng, liên hệ HDV…)

Bước 7: Khách hàng trải nghiệm dịch vụ và feedback

Bước 8: Làm thanh lý hợp đồng (nếu có phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ khác với hợp đồng) và tiến hành xuất hoá đơn theo yêu cầu.

Ngoài các bước trên, các đoàn có yêu cầu về media như quay chụp hay dựng video, sẽ có thêm một số phần khác bổ sung vào quy trình.

Thông thường, mỗi một tour đoàn như vậy, Elite sẽ nhận request trước tối thiểu vài tháng, thậm chí nửa năm (với các đoàn đông) để có thời gian lên kế hoạch và chương trình, đồng thời khách hàng có thời gian điều chỉnh phù hợp với nhu cầu.

Ngoài ra, các dịch vụ như tàu xe, máy bay, khách sạn và nhà hàng, hướng dẫn viên cũng cần đặt sớm để đảm bảo chất lượng, tránh tình trạng quá tải, đặc biệt là các dịp cao điểm hè hoặc lễ, Tết.