Kinh nghiệm tổ chức tour du lịch hè cho công ty

Bước 1: Xác định số lượng người tham gia chương trình du lịch công ty

Xác định số lượng các thành viên chắc chắn hoặc có khả năng cao sẽ đi du lịch cùng công ty là một công việc cần thiết. Mặc dù nghe rất đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm được và làm tốt.



Vì vốn việc tổ chức tour du lịch cho công ty hoặc tập thể sẽ phải được lên kế hoạch tối thiểu 3-6 tháng trước khi khởi hành. Trong thời gian đó, nhân sự công ty có thể lên hoặc xuống, cũng có thể sẽ phát sinh nhiều vấn đề ngoài luồng khiến cho sĩ số thành viên thay đổi so với dự kiến ban đầu.

Xem thêm: Địa điểm tổ chức du lịch công ty gần Hà Nội

Mặc dù vậy, nhân sự vẫn cần một bản danh sách dự kiến có xác suất chuẩn với thực tế tới 80% để thực hiện các bước về sau.
 

Bước 2: Xác định mục đích tour du lịch hè công ty

Thông thường du lịch công ty sẽ gắn liền với mục tiêu gắn kết các thành viên, tăng tinh đoàn kết tập thể, và cũng để mọi người trong các bộ phận trong công ty hiểu hơn về nhau (với các công ty quy mô lớn). Một số công ty đi du lịch với mục đích xả hơi, nạp năng lượng, đi để nâng cao hiểu biết về văn hóa vùng miền, ẩm thực…cho các nhân viên.

Nắm rõ mục đích du lịch công ty, các bạn cần xác định thêm yêu cầu của chuyến đi và ngân sách. Du lịch công ty là đi tham quan, đi mua sắm hay chỉ nghỉ ngơi tại khu nghỉ? Có các hoạt động nào đi kèm như tổ chức team building cho công ty kết hợp sự kiện nào đó (hội họp/hội thảo/gala dinner) hay không?



Việc xác định ngân sách cũng cho bạn một cái nhìn đầu tiên về việc sử dụng chi phí hiệu quả cho các hạng mục trong kế hoạch bao gồm: Ở khách sạn hay nhà nghỉ/homestay? Ăn nhà hàng sang trọng hay nhà hàng bình dân? Đi các điểm tham quan tính phí hay tham gia các hoạt động miễn phí?

Ngân sách của chuyến đi sẽ nắm vai trò then chốt trong việc đưa ra lựa chọn về địa điểm du lịch. Chính vì vậy, bước này các bạn cần xác định rõ ràng. Vì rất nhiều người lần đâu lên kế hoạch sẽ bị ngược quy trình, tìm địa điểm, thuê khách sạn, xe cộ ăn uống xong xuôi hết mới phát hiện ra không đủ ngân sách.
 

Bước 3: Tìm kiếm địa điểm tour du lịch hè công ty và thời lượng chuyến đi

Sau khi đã có tất cả những thông tin quan trọng từ Bước 1 và Bước 2, bạn cần xác định địa điểm công ty có thể đi du lịch với mức chi phí đã có là ở đâu và đi bao nhiêu ngày. Ví dụ: Với mức chi phí dưới 5 triệu, bạn không thể đòi hỏi đi Nha Trang, Phú Quốc 4 ngày 3 đêm từ Hà Nội và mong muốn có tất cả những trải nghiệm cần thiết cho đoàn được. Vì giá vé máy bay rất cao.



Bạn có thể tham khảo một số tour có sẵn của các công ty du lịch với mức chi phí dự kiến để cân đối. Tất nhiên phần này thực sự quá khó khăn với một nhân sự bình thường không có kinh nghiệm và hiểu biết về các tuyến điểm. Các bạn có thể hợp tác với các công ty du lịch từ bước này để công việc nhẹ nhàng hơn và nhận được những tư vấn hợp lý hơn cho chuyến đi.

Còn nếu bạn đã có hiểu biết nhất định về việc xác định địa điểm du lịch công ty từ ngân sách có sẵn, thì bạn chắc chắn sẽ tự mình hoàn thành được phần công việc này một cách trơn tru.
 

Bước 4: Phân công công việc cho đội nhóm để lên kế hoạch chi tiết chuyến đi

Sau khi đã xác định được hết yêu cầu, mục tiêu, ngân sách và địa điểm du lịch, bạn cần có một đoàn đội hỗ trợ trong công việc hiện thực hóa kế hoạch du lịch cho hoàn hảo.

Ở bước này, người leader sẽ phải chia ngân sách cho các hạng mục khác nhau cho hợp lý và tiến hành phân việc cho đoàn đội để hoàn thành kế hoạch. Những công việc cần làm bao gồm:

- Phương tiện di chuyển: Thuê xe hay tự túc xe của cá nhân? Nếu thuê thì thuê từ đối tác nào? Đi cùng nhau hay tự đi và tập hợp tại một địa điểm?

Với các công ty du lịch có các phương tiện khác nhau (máy bay + oto/tàu + oto/oto + tàu cao tốc…) thì việc này nên giao cho các công ty du lịch có kinh nghiệm hỗ trợ vì họ đã có kinh nghiệm và có các đối tác hay đầu mối giá tốt, uy tín hơn tự mình đặt.



- Tìm khách sạn và chia phòng: Phần này nhân sự thực hiện không chỉ cần xác định vị trí của khách sạn cho phù hợp với nhu cầu của chuyến đi mà còn cần tìm hiểu chi tiết về chính sách của từng khu nghỉ để tiện cho việc sắp xếp phòng và chuẩn bị cho những tình huống có thể phát sinh: Quy chuẩn phòng cho bao nhiêu người? Phụ thu người thứ 3 trong phòng? Phụ thu trẻ em? Chính sách hoàn hủy đổi? Các tiện ích miễn phí và tính phí.

- Tìm địa điểm vui chơi, team building tại bãi biển, lên kịch bản vui chơi (Trò chơi là gì? thời gian như thế nào? Chơi bao lâu? Đạo cụ cho trò chơi là gì?)



- Tìm địa điểm ăn uống: Ăn tại nhà hàng bữa nào? Ăn khách sạn bữa nào? Bữa nào tự túc? Thực đơn là gì? Đặt bao nhiêu bàn? Gala Dinner ở đâu? Tiết mục gala dinner có MC hay không?

Xem thêm: Công ty tổ chức du lịch Teambulding uy tín

- Lên lịch trình tham quan: Tham quan trong suốt chuyến đi hay chỉ tham quan một ngày? Các điểm tham quan là gì? Các điểm này các nhau bao xa? Di chuyển ra sao cho hợp lý? Ai là người sẽ hướng dẫn suốt chuyến đi?
 

Bước 5: Nghiệm thu kết quả và theo dõi tour du lịch hè công ty

Sau khi đã hoàn thành bước 4 thì người nắm vai trò chủ chốt trong kế hoạch tổ chức chuyến du lịch công ty cần nghiệm thu và rà soát lại một lần nữa tiến trình đặt dịch vụ và kiếm soát xem có phần nào sai sót hay không?



Một số dịch vụ như đặt xe/máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt nhà hàng cần được xác định rõ ràng và chuẩn xác, vì chỉ một chút sai sót có thể ảnh hưởng tới toàn bộ chuyến đi. Có một số người chưa có kinh nghiệm đặt những dịch vụ này đi tìm các bên trung gian đặt giúp nhưng lại gặp các đối tác kém uy tín, thậm chí lừa đảo cuối cùng gây ảnh hưởng tới toàn bộ chuyến đi, vừa bị cấp trên trách phạt, chuyến đi cũng vì thế mà không còn vui vẻ nữa. Nghiêm trọng hơn là không thể đi.

Nếu sau khi đọc xong bài chia sẻ trên mà bạn vẫn cảm thấy lên kế hoạch du lịch công ty quá khó thì hãy liên hệ Elite Tour để được hỗ trợ nhé!

Liên hệ tổ chức tour du lịch cho công ty: 024 3564 2888
Elite Tour: Enjoy Your Life
Website: https://elitetour.com.vn/